Ügyviteli rendszer

Az egész rendszer alapját egy az Interneten keresztül is elérhető a Microsoft CRM alkalmazásához kapcsolódó nyilvántartó alkalmazás képezi, SQL adatbázis motorral. A rendszer moduljai szoros kapcsolatban vannak a CRM rendszerrel, attól adatot kapnak illetve annak adatot adnak át. Az ügyfelek a rendszert egy biztonsági funkciókat is ellátó átjárón (tűzfalon) keresztül érik el. Az ügyfelek használhatnak mobil (notebook, PDA)vagy fixen telepített (asztali PC) számítástechnikai eszközöket a kapcsolódáshoz, bárhol is legyenek, hiszen a kapcsolat az Interneten keresztül biztonsági csatornán keresztül zajlik.

A rendszer által ellátott feladatok:

• CRM ügyfélnyilvántartás
• Projektjeinek nyilvántartása,
• Projectek nyomon követése,
• Munkalapok, munkaidő nyilvántartása,
• Tervszerű munkák ütemezése,
• Üzemeltetés nyilvántartása (Internetes hibabejelentővel),
• Bejövő és kimenő számlainformációk kezelésee

A rendszer egészében használt partnerek adatainak rögzítésére, karbantartására szolgáló modul. Az adatok nyilvántartása a CRM rendszeren belül kerül megvalósításra, így később kihasználhatók a CRM által nyújtott egyéb (pl.: marketing) lehetőségek is. A CRM alap funkcionalitása mellett a partnerek, telephelyek összekapcsolásra kerültek a project-adatokkal (táblával).

A modul a beérkező ajánlatkérések CRM rendszerbe történő rögzítését és kezelését végzi. A CRM-en belül elkészíthető (az ajánlatokhoz különböző dokumentumok csatolhatóak), kiküldhető az ajánlat, nyomon követhetőek a módosítások, majd az ajánlat véglegesítésekor elkészíthető az ajánlatból az új project, amely aztán a project-nyilvántartó modulban kezelhető. Lehetőséget kell biztosítani egy ajánlat elutasítására is (ez esetben az ajánlat zárásra kerül, project nem készül).

Megjelenített adatok:

• A munka jellege
• A megrendelő adatai
• A munka leírása
• Vállalási ár
• Bevont alvállalkozók
• Munkavezető
• Helyszín
• Határidő

A kft által végzett karbantartási munkák projektekbe szervezése, műszaki, pénzügyi adatainak nyilvántartása. Itt kerülnek meghatározásra, felvitelre az egyes partnerekhez tartozó projektek, a projekthez tartozó munkák, valamint az elvégzett munkák munkalapjainak rögzítése, karbantartása. A projektnyilvántartás, ami minden műszaki, pénzügyi és gazdasági alapadatot tartalmaz. Ezek a következők

• Munka megnevezése, adatai
• Bejövő költség számlák nyilvántartása
• Kimenő számlák nyilvántartása
• Alkalmazottak munkájának elszámolása
• Alvállalkozók elszámoltatása
• Kimutatások.

A karbantartók által az egyes partnereknél elvégzett (korábban a Projektnyilvántartó modulban munkákba, projektekbe szervezett) munkákról készülő munkalapok PDA-n rögzíthetőek. Ezzel összefüggően a karbantartók munkaidejének nyilvántartására is szolgáló modul. Az elvégzett munkák munkaidejének rögzítésével automatikus bejegyzés kerül a munkát végzők munkaidő nyilvántartásába, amely további eseményekkel (utazás, megbeszélés, stb) kibővíthető. Munkakezdéskor a dolgozó bejelentkezik a programba és a gép a belső órája alapján naplózza a munkakezdést. A tevékenység kiválasztása után választhat, hogy ez kapcsolódik-e valamelyik munkához. Ha a válasz igen, akkor a legördülő menüből kiválaszthatja, hogy melyik konkrét munkához. A munkavégzés kezdetét a gép órája felajánlja, de ezt felül lehet írni.

• Kezdés időpontja (gép órája felajánlja, de ezt felül lehet írni)
• Tevékenység választás menűből
• Konkrét munka kapcsolat: nem/igen: listából választani, hogy melyik munkához
• Tevékenység rövid szöveges leírása
• Befejezés időpontja (gép órája felajánlja, de ezt felül lehet írni)

A letöltött adatok több helyre csatlakoznak:

• Dolgozó munkaidő nyilvántartása és bérszámfejtése
• Konkrét munka: ki, mikor, mennyi időt dolgozott ott, mennyibe került, mennyi a munkaköltségünk az adott munkán

Az egyes épületekhez tartozó karbantartási munkák összefogása, karbantartási ütemterv összeállítása, áttekinthető, táblázatos megjelenítése. Az egyes partnerek telephelyein lévő berendezések éves karbantartási ütemezését (megkülönböztetve a kis és nagy karbantartásokat) és a munka végrehajtóját (alvállalkozó, saját ember) lehet beállítani, amelynek alapján automatikusan generálható végrehajtandó munka.

A projektekkel, munkákkal összefüggő bizonylatmozgás nyilvántartása. Mind a kapcsolódó bejövő számlák, mind a kiállított számlák rögzíthetőek, ezáltal a projektek, munkák költségei kalkulálhatóak. A rögzített bizonylatok alapján különböző kimutatások készíthetőek. Fontos meg a Banki - Pénzügyi mozgások rögzítése; a bankszámlán történő mozgások (beérkezés, utalás, kp felvétel, bankköltségek) listázva legyenek (úgy mint a bankkivonaton). Internet banking-ot használunk, így napi rálátásunk van a pénzmozgásokra.

A modul a kft tevékenységi körében elkészülő bejövő (pl. anyagszámlák) és kimenő szállítólevelek és számlák kiállítására és nyilvántartására szolgál. A kiállított bizonylatokon keresztül a raktárkészlet változása is nyomon követhető, kezelhető. A rögzített bizonylatok sztornózhatóak. A bizonylatok alapján különböző kimutatások készíthetőek.

A Microsoft CRM ügyfélkezelő szoftver web-es elérésen keresztül, valamint az MS Outlook programba beépülve támogatja az értékesítés folyamatát (ajánlatoktól a megrendelésen és számlainformációkon keresztül) valamint a marketing feladatok ellátását. Segítségével az értékesítés és marketing feladatai automatizálhatóak, feladatok, találkozók határozhatóak meg egyeztethetőek, a partnerekkel folytatott levelezés integrálható.

A cég egyes partnereihez –az ott felmerülő karbantartási feladatok ellátására- állandó karbantartót helyez ki, aki az adott épület (telephely) karbantartási munkáit elvégzi, vagy a cég karbantartóit értesíti az elvégzendő feladatokról. Ez a modul a kihelyezett ember munkaidejének és munkáinak rögzítésére szolgál.

A rendszer php és html nyelven íródott. A megjelenítés a Smarty sablon kezelővel történik, melynek segítségével a megjelenítési és a tartalmi megoldások szétválaszthatók. Ezáltal megkönnyítve a felhasználói felületek egyéni igényekhez alakítását. A másik technológia melyet a szoftverben alkalmaztunk az ADOdb (Active Data Objects Database) – adatbázis kezelő függvénytár - szintén az egyéni igényekhez való jobb alkalmazkodást teszi lehetővé.