A kialakított rendszer célja:

Online megrendelési rendszer kialakítása, illetve az ehhez kapcsolódó belső üzleti folyamatok elektronizálása. A rendszer megvalósításával zárt informatikai lánc jön létre, amely a következő előnyökkel jár:

• megszűnik a többszörös adatrögzítés és az ezzel járó emberi tévesztés mind a folyamatos, mind a zárási feladatoknál
• az összes tranzakció (megrendelés, gyártás, kiszállítás stb) bizonylatolása a központi szerveren hajtódik végre, így minden végberendezésen akár számítógép, akár PDA online információ érhető el
• az összes folyamat korrekció, például megrendelés módosítás, azonnal bekerül a rendszerbe, kiküszöbölve az utólagos javítással járó problémákat
• raktári készletek figyelése
• korlátlan számú ügyfél, termék, szolgáltatás, számla, raktár tartható nyilván
• raktári mozgások, készletváltozások könyvelése
• szállítólevél és szállítólevélből áfa-s számla kiállítása
• termék és szolgáltatói számla kialakítása, tételes felsorolással
• elektronikus megrendelés fogadása
• 5 árkategória kezelése
• elkészített számláink jóváírása, helyesbítése, kiegyenlítése, gyűjtése
• beépített jogosultsági rendszer
• selejt kezelés kialakítása
• több felhasználós üzemmód
• felhasználó barát windowsos felület
• SQL alapokra épülő nagy hibatűrésű rendszer
• biztosítható, hogy az információ mindig ott álljon rendelkezésre, ahol szükség van rá.

A rendszer az alábbi fő részekből tevődik össze:

• Törzsek nyilvántartása
• Bolti online és központi megrendelés kezelés
• Raktárkezelés
• Napi terv készítése, gyártás raktárkészlet változással
• Kiszállítás, számlázás
• Kimutatások készítése
• Jogosultsági rendszer

Törzsek nyilvántartása

A program korlátlan számú partnert, ezekhez tartozó telephelyet és cikket képes tárolni. A cikkek csoportokba szervezhetőek, illetve tételes recept társítható hozzájuk. Ezen recept alapján kalkulálható a késztermék előállítási alapanyag és költség vonzata.

Bolti online és központi megrendelés kezelés

A rendelések rögzítése kétféleképpen történhet, vagy az online interneten keresztül elérhető felületen (mely egyszerűen és könnyedén használható akár kézi PDA eszközökön is), vagy a központi szoftver kezelőfelületén keresztül. Mindkét esetben napi 5 kiszállításra lehetséges külön darabszámot rögzíteni. Az online megrendelés esetén csak a bejelentkezett felhasználó nevében lehetséges rendelést leadni, illetve a jogosultsági beállításoktól függően módosítani, vagy törölni azt. A központi szoftver esetében már más a helyzet, mivel az a pékség központjában használható, ezért ott lehetőség van az egyéb úton jelzett megrendelések rögzítésére is. Előfordul, hogy egyes vevők rendelései időszakonként megegyeznek, ezért lehetőség van a már rögzített rendelések másolására.

Raktárkezelés

A rendszer korlátlan számú raktárakban képes pontosan nyilvántartani a raktári készleten lévő késztermékeket és alapanyagokat. A raktári készlet változása nagyrészt a szokásos raktárkezelő modulokhoz hasonlóan itt is bevételezés, kiszállítás, raktárközi készletmozgás és leltározás során, illetve a gyártási folyamat során történik. Minden készletmozgás bizonylatolva történik, így pontosan végigvezethető a cikkek útja.

Napi terv készítése, gyártás raktárkészlet változással

Lehetőség van az adott napra leadott megrendelések alapján napi gyártási terv készítésére, mely szükség esetén bővíthető. A terv elkészítése után indulhat a gyártási folyamat, melynek során rögzítésre kerül a ténylegesen legyártott darabszám, a selejt darabszám melyhez megjegyzésben rögzíthető a selejt oka. Természetesen a gyártás során is jelentkezik a napi 5 kiszállítás, melyekre külön-külön készülhetnek a termékek. A szoftver automatikusan generálja a termelés alapján a felhasznált alapanyagok kivételezését, illetve a késztermékek bevételezését. Az alapanyag-felhasználás számítása a késztermékekhez rögzített receptek alapján történik.

Kiszállítás, számlázás

A gyártást követően a kiszállítás szintén a leadott megrendelések alapján és a kiszállítási időszakok figyelembevételével történik, majd számla is készíthető az így kiállított szállítólevelek alapján. Természetesen lehetőség van soros szállítólevél, illetve számla készítésére is.

Kimutatások készítése

Mivel minden anyagmozgás (legyen az alapanyag, vagy késztermék) bizonylatolva történik, így széles körben készülhetnek listák, riportok és kimutatások, melyek igény szerint megtekinthetőek nyomatás előtt, nyomtathatóak és akár exportálhatóak is. Az exportálás Microsoft Excel táblázatkezelő programba történik.

Jogosultsági rendszer

A jogosultsági rendszer kiterjed az online internet keresztül elérhető felületre és a központi szoftverre is. A felhasználók eltérő hozzáférési jogokkal rendelkezhetnek, amit a karbantartó szabadon meghatározhat, és bármikor módosíthat. A rendszer által kínált funkciók külön-külön engedélyezhetőek, tilthatóak.